16 09 2024
Descrizione
Orienta Spa - società Benefit, filiale di Firenze ricerca per importante centro culturale di carattere internazionale
un/a SEGRETARIA/O DI DIREZIONE che in piena autonomia si occuperà della gestione operativa degli uffici e delle relazioni istituzionali e organizzative, sia interne che esterne, tutto in stretta collaborazione con la Direzione esecutiva e generale. Saranno sue responsabilità:
- Gestione della reception e del centralino, della posta cartacea ed elettronica, inclusa la gestione di PEC e dei corrieri nazionali/internazionali.
- Supporto organizzativo alla direzione: organizzazione sale riunioni, pianificazione degli appuntamenti tramite Google Calendar, gestione delle call e videoconferenze (sistema Webex / Zoom o altri).
- Prenotazione ristoranti per eventi di rappresentanza della Direzione, organizzazione viaggi per la Direzione e altri dipendenti, inclusa la prenotazione di biglietti treno, taxi e alberghi. Al termine delle trasferte verifica della documentazione inerente e predisposizione della relativa nota spese da trasmettere all'ufficio amministrativo.
- Preparazione della documentazione e dell'accoglienza per le riunioni del CdA e dell'Assemblea dei Soci.
- Coordinamento di invii istituzionali di materiali come cataloghi mostre e report annuali.
- Gestione delle forniture di materiali per gli uffici e del magazzino in collaborazione con il responsabile della logistica.
- Supporto tecnico per la gestione delle apparecchiature (fax, stampanti, internet) in collaborazione con l'IT.
- Gestione degli accessi alla biblioteca e supporto gestionale per la catalogazione dei libri.
Requisiti:
- Esperienza pregressa in ruoli simili (segreteria di direzione, office manager), preferibilmente in contesti culturali o museali.
- Conoscenza professionale dell'inglese.
- Ottime capacità organizzative, problem solving, capacità comunicative scritte e orali, precisione.
- Riservatezza, presenza curata, professionalità.
- Ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office (in particolare Word, Excel e PowerPoint), email, navigazione web e database (sistemi di indirizzario, con eventuale conoscenza di sistemi di invio quali MailChimp o similari).
SI OFFRE: Contratto iniziale di 1 anno finalizzato al tempo indeterminato, CCNL Commercio ( 14 mensilità) + buoni pasto da € 8
ORARIO DI LAVORO: 9.00/13.00 - 14.00/18.00
LUOGO DI LAVORO: Firenze centro
Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi ai sensi della legge 903/77. Per candidarsi al presente annuncio i candidati dovranno inviare il proprio Cv affinché siano inseriti all’interno della nostra banca dati. La presenza del candidato all’interno del database comporta che il CV potrà essere utilizzato da Orienta anche per future selezioni, le quali saranno comunicate anche tramite email. Per garantire una maggior tutela agli interessati, accedendo alla propria area riservata sarà possibile gestire i propri consensi privacy nonché effettuare autonomamente la richiesta di cancellazione dei propri dati.Candidandosi a questo annuncio si accetta quanto sopra e si dichiara di aver visionato l'informativa Privacy presente sul sito