16 09 2024
Opis
Orienta Spa - società Benefit, filiale di Firenze ricerca per importante centro culturale di carattere internazionale
un/a SEGRETARIA/O DI DIREZIONE che in piena autonomia si occuperà della gestione operativa degli uffici e delle relazioni istituzionali e organizzative, sia interne che esterne, tutto in stretta collaborazione con la Direzione esecutiva e generale. Saranno sue responsabilità:
- Gestione della reception e del centralino, della posta cartacea ed elettronica, inclusa la gestione di PEC e dei corrieri nazionali/internazionali.
- Supporto organizzativo alla direzione: organizzazione sale riunioni, pianificazione degli appuntamenti tramite Google Calendar, gestione delle call e videoconferenze (sistema Webex / Zoom o altri).
- Prenotazione ristoranti per eventi di rappresentanza della Direzione, organizzazione viaggi per la Direzione e altri dipendenti, inclusa la prenotazione di biglietti treno, taxi e alberghi. Al termine delle trasferte verifica della documentazione inerente e predisposizione della relativa nota spese da trasmettere all'ufficio amministrativo.
- Preparazione della documentazione e dell'accoglienza per le riunioni del CdA e dell'Assemblea dei Soci.
- Coordinamento di invii istituzionali di materiali come cataloghi mostre e report annuali.
- Gestione delle forniture di materiali per gli uffici e del magazzino in collaborazione con il responsabile della logistica.
- Supporto tecnico per la gestione delle apparecchiature (fax, stampanti, internet) in collaborazione con l'IT.
- Gestione degli accessi alla biblioteca e supporto gestionale per la catalogazione dei libri.
Requisiti:
- Esperienza pregressa in ruoli simili (segreteria di direzione, office manager), preferibilmente in contesti culturali o museali.
- Conoscenza professionale dell'inglese.
- Ottime capacità organizzative, problem solving, capacità comunicative scritte e orali, precisione.
- Riservatezza, presenza curata, professionalità.
- Ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office (in particolare Word, Excel e PowerPoint), email, navigazione web e database (sistemi di indirizzario, con eventuale conoscenza di sistemi di invio quali MailChimp o similari).
SI OFFRE: Contratto iniziale di 1 anno finalizzato al tempo indeterminato, CCNL Commercio ( 14 mensilità) + buoni pasto da € 8
ORARIO DI LAVORO: 9.00/13.00 - 14.00/18.00
LUOGO DI LAVORO: Firenze centro
This announcement is aimed at both sexes according to the 903/77. To apply for this opportunity, candidates must send their CV to be included in our database. Once the candidate is present in the database, their CV can also be used by Orienta for future job openings, which will also be communicated via email. To ensure greater protection for interested candidates, it will be possible to manage your consent of privacy as well as an independent request for the cancellation of your data sharing. By applying to this announcement, you accept the above mentioned and declare that you have accepted the Privacy Policy on the website